Tu cherches à comprendre ce qu’est KAIROS Pôle emploi et comment y accéder ? Tu es organisme de formation et tu veux savoir comment utiliser cette plateforme pour tes démarches administratives ? Tu te demandes quelles sont les étapes pour t’inscrire et quelles fonctionnalités tu peux utiliser ?
Eh bien, tu es tombé au bon endroit !
KAIROS est l’outil incontournable qui simplifie les échanges entre les organismes de formation et France Travail. Cette plateforme dématérialisée révolutionne la gestion des parcours de formation et fait gagner un temps précieux à tous les acteurs impliqués.
Tu veux découvrir comment cette solution peut transformer ta façon de travailler avec France Travail ? Alors, c’est parti !
L’essentiel à retenir
- Plateforme dédiée : KAIROS est l’applicatif officiel de France Travail pour les organismes de formation
- Fonctions principales : gestion des devis, inscriptions, attestations d’entrée et suivi de l’assiduité
- Accès gratuit : l’adhésion est gratuite mais soumise à validation par un Responsable Gestionnaire de Compte
- Obligations légales : transmission des informations dans les 3 jours selon le décret n°2017-1019
- Intégrations multiples : connexion avec CARIF OREF, EDOF pour le CPF et Chorus Pro pour la facturation
- Sécurité renforcée : authentification via le portail emploi et gestion des habilitations
Qu’est-ce que KAIROS et à quoi ça sert ?
KAIROS est l’applicatif officiel de France Travail destiné aux organismes de formation. Cette plateforme centralise toutes les démarches administratives liées aux parcours de formation des demandeurs emploi. Concrètement, elle permet aux organismes de formation de transmettre et piloter efficacement leurs actions de formation.
L’objectif principal de KAIROS ? Dématérialiser et simplifier les échanges entre les organismes de formation, France Travail et les demandeurs emploi. Fini les formulaires papier et les courriers qui traînent ! Tout se fait désormais en ligne, de manière sécurisée et traçable.
Cette plateforme s’adresse principalement aux organismes de formation qui souhaitent proposer leurs services aux demandeurs emploi. Que tu sois un petit organisme local ou une grande école, KAIROS te concerne si tu travailles avec France Travail pour former des personnes en recherche d’emploi.
Pour les demandeurs emploi qui s’interrogent sur une reconversion professionnelle, KAIROS facilite grandement l’accès aux formations et le suivi de leur parcours.
Pourquoi utiliser KAIROS : les avantages concrets
Tu te demandes sans doute quels sont les véritables bénéfices de cette plateforme ? Les avantages de KAIROS sont nombreux et touchent tous les acteurs du processus de formation.
Pour les organismes de formation
KAIROS apporte un gain de temps considérable dans la gestion administrative. Plus besoin de jongler entre différents outils ou de remplir des documents en double exemplaire. Tout se centralise sur une seule interface intuitive.
La traçabilité des échanges est également un atout majeur. Chaque action effectuée sur la plateforme est horodatée et conservée, ce qui facilite grandement les contrôles et audits. Tu peux ainsi prouver facilement que tu respectes tes obligations réglementaires.
Autre point important : la réduction des erreurs. Grâce aux contrôles automatisés intégrés à KAIROS, les risques de saisie incorrecte diminuent drastiquement. Le système t’alerte en cas d’incohérence ou d’information manquante.
Pour les demandeurs d’emploi
Les demandeurs emploi bénéficient eux aussi des avantages de KAIROS. Le suivi de leur parcours devient plus transparent et plus rapide. Ils peuvent accéder facilement aux informations sur leurs formations et recevoir leurs attestations sans délai.
Pour ceux qui s’orientent vers une reconversion en UX design ou une spécialisation en cybersécurité, KAIROS facilite l’accès à ces formations techniques de plus en plus demandées sur le marché travail.
Comment s’inscrire à KAIROS : la procédure complète
L’inscription à KAIROS suit un processus précis que tu dois respecter scrupuleusement. La première étape consiste à constituer ton dossier d’adhésion. Tu auras besoin de plusieurs documents : ton numéro SIRET, tes certifications qualité, et des preuves de ton expertise dans le domaine de la formation.
Une fois ton dossier complet, tu dois désigner un Responsable Gestionnaire de Compte (RGC). Cette personne sera ton interlocuteur privilégié et aura la responsabilité de gérer les accès à KAIROS au sein de ton organisme. Le RGC doit être une personne de confiance car il aura accès à des données sensibles.
Après validation de ta demande d’adhésion par France Travail, le RGC recevra un mot passe provisoire sous 3 jours ouvrés. Ce délai peut parfois varier selon la charge de travail des services de France Travail, mais il reste généralement respecté.
L’habilitation via le Portail Emploi
L’accès à KAIROS passe obligatoirement par le Portail Emploi (https://www.portail-emploi.fr/portail-tap/mireconnexion). C’est ton point d’entrée unique pour accéder à tous les services France Travail réservés aux partenaires.
Une fois connecté au Portail Emploi, tu devras utiliser l’applicatif GID partenaires pour gérer les habilitations de tes utilisateurs. Cet outil permet au RGC de créer des comptes pour les différents collaborateurs de l’organisme et de leur attribuer des droits spécifiques selon leurs missions.
Utilisation quotidienne : les fonctionnalités essentielles
Une fois connecté à KAIROS, tu découvriras une interface riche en fonctionnalités. Les principales actions que tu réaliseras au quotidien concernent la gestion des devis et des inscriptions.
Création et suivi des devis
KAIROS te permet de créer facilement des devis pour différents types de formations : AIF (Aide Individuelle à la Formation), POEI (Préparation Opérationnelle à l’Emploi Individuelle), POEC (Préparation Opérationnelle à l’Emploi Collective), AFC (Action de Formation Conventionnée). Chaque type de formation a ses spécificités et ses règles particulières que KAIROS intègre automatiquement.
Le suivi des devis se fait en temps réel. Tu peux voir où en est chaque demande, si elle a été validée par France Travail, et quelles sont les éventuelles actions à effectuer de ton côté.
Saisie des AES et gestion de l’assiduité
Les Attestations d’Entrée en formation (AES) sont un élément crucial du processus. Tu dois les saisir dès le début de chaque formation, en respectant scrupuleusement les délais réglementaires. Selon le décret n°2017-1019 modifié par le décret n°2019-1386, tu as 3 jours maximum pour transmettre ces informations.
La gestion de l’assiduité se fait également via KAIROS. Tu dois régulièrement mettre jour les présences et absences de tes stagiaires. Cette information est essentielle car elle conditionne le maintien des allocations pour les demandeurs emploi.
Les bilans de fin de formation constituent la dernière étape du processus. Tu dois les transmettre rapidement après la fin de chaque session pour permettre le paiement des prestations et la mise jour du parcours du stagiaire.
Intégrations et référencement : l’écosystème KAIROS
KAIROS ne fonctionne pas en vase clos. La plateforme s’intègre parfaitement avec plusieurs autres systèmes pour créer un écosystème complet et cohérent.
Connexion avec CARIF OREF
Le réseau CARIF OREF (https://reseau.intercariforef.org/) alimente automatiquement KAIROS avec les données de ton organisme et de tes formations. Cette intégration évite les double-saisies et garantit la cohérence des informations sur toutes les plateformes.
Pour que tes formations apparaissent correctement dans KAIROS, tu dois d’abord les référencer auprès de ton CARIF OREF régional. C’est un prérequis indispensable que beaucoup d’organismes oublient lors de leurs premiers pas sur la plateforme.
Interface avec EDOF pour les formations CPF
Si tu proposes des formations éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF), tu dois passer par EDOF (https://www.of.moncompteformation.gouv.fr/espace-public/) pour les référencer. Depuis 2019, les comptes CPF sont alimentés en euros, avec des montants indicatifs de 500 € ou 800 € par an selon les situations des bénéficiaires.
Cette double inscription (CARIF OREF et EDOF) peut sembler complexe au début, mais elle permet à tes formations d’être visibles sur toutes les plateformes pertinentes : francetravail.fr, les applications mobiles France Travail, et Mon Compte Formation.
Facturation via Chorus Pro
Pour la facturation de tes prestations, KAIROS s’interface avec Chorus Pro, la plateforme de facturation électronique de l’État. Cette intégration automatise une grande partie du processus de facturation et accélère les paiements.
Tu n’as plus besoin d’envoyer tes factures par courrier ou par email. Tout se fait électroniquement, avec un suivi en temps réel de l’état d’avancement de tes demandes de paiement.
Obligations réglementaires et bonnes pratiques
L’utilisation de KAIROS s’accompagne d’obligations légales strictes que tu ne peux pas ignorer. Le respect de ces règles conditionne non seulement le bon fonctionnement de tes formations, mais aussi les paiements que tu recevras de France Travail.
Les délais à respecter absolument
Le délai de 3 jours pour transmettre les informations d’entrée, d’interruption et de sortie des stagiaires n’est pas négociable. Ce délai court à partir de la date effective de l’événement, pas de la date où tu en prends connaissance.
En cas de retard dans ces transmissions, tu risques d’impacter le statut du stagiaire et ses droits aux allocations. Dans les cas les plus graves, France Travail peut suspendre les paiements de tes prestations.
Sécurisation des identifiants
La sécurité des données est primordiale sur KAIROS. Tu dois sécuriser tes identifiants et ne jamais les partager avec des personnes non habilitées. Chaque utilisateur doit avoir son propre compte avec des droits adaptés à ses missions.
En cas d’incident de sécurité ou de suspicion de compromission d’un compte, tu dois immédiatement contacter le support technique de France Travail et bloquer les accès concernés.
Le RGC a une responsabilité particulière dans cette gestion des habilitations. Il doit régulièrement faire le ménage dans les comptes utilisateurs et supprimer les accès des personnes qui ont quitté l’organisme.
FAQ : Questions fréquentes sur KAIROS
Comment accéder à KAIROS sur France Travail ?
L’accès à KAIROS se fait exclusivement via le Portail Emploi (https://www.portail-emploi.fr/portail-tap/mireconnexion). Tu dois d’abord adhérer à KAIROS, désigner un RGC, puis utiliser les identifiants fournis pour te connecter. Une fois connecté au Portail Emploi, tu peux accéder à KAIROS dans la section dédiée aux partenaires.
C’est quoi KAIROS France Travail exactement ?
KAIROS est l’applicatif officiel de France Travail pour les organismes de formation. Il permet de gérer l’ensemble des démarches liées aux formations des demandeurs emploi : devis, inscriptions, attestations d’entrée, suivi de l’assiduité, bilans et facturation. C’est un outil de dématérialisation qui remplace les anciens processus papier.
Comment être référencé sur KAIROS ?
Pour être référencé sur KAIROS, tu dois d’abord adhérer à la plateforme en constituant un dossier complet avec ton SIRET et tes certifications. Parallèlement, tu dois référencer tes formations auprès de ton CARIF OREF régional car KAIROS récupère ces données automatiquement. Pour les formations CPF, tu dois aussi passer par EDOF.
Qu’est-ce qu’une session KAIROS ?
Une session KAIROS correspond à une action de formation spécifique avec des dates de début et de fin définies, un lieu précis, et un nombre de participants défini. Chaque session fait l’objet d’un suivi particulier dans KAIROS : inscription des stagiaires, attestations d’entrée, suivi de l’assiduité, et bilan de fin de formation. C’est l’unité de base pour organiser tes formations sur la plateforme.
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